Automatización de procesos mediante macros en Excel para la optimización de la gestión de información

El presente trabajo de grado describe el desarrollo de la práctica empresarial realizada en el área de Dirección de Línea de Comercializadora Arturo Calle S.A.S., donde se identificó una problemática relacionada con la actualización manual de archivos utilizados para la gestión y análisis de información de ventas, inventarios y rotaciones. Estos procesos requerían la ejecución de actividades repetitivas, revisión de diferentes bases de datos y manipulación manual de información, generando altos tiempos de operación y una mayor posibilidad de errores humanos.

A partir del diagnóstico realizado, se planteó como estrategia de mejora la automatización de procesos mediante macros en Excel. Para ello, inicialmente se identificaron y analizaron los principales documentos utilizados en el área, posteriormente se documentaron sus procesos, se realizaron mediciones de tiempos y se determinaron las actividades susceptibles de automatización. Luego se seleccionó el grabador de macros como herramienta de automatización y se implementó inicialmente en los archivos VTA-INV, para posteriormente extender su aplicación a los archivos de Ventas Diarias y Rotaciones.

Los resultados obtenidos evidenciaron una reducción significativa en los tiempos de ejecución de los procesos intervenidos. En VTA-INV se alcanzaron reducciones de hasta 68,5 %, mientras que en Ventas Diarias se obtuvo una reducción de hasta 61,1 % y en Rotaciones una reducción del 66,7 %. Estos resultados demuestran que la implementación de macros permitió optimizar actividades repetitivas, disminuir la intervención manual y reducir el riesgo de errores, contribuyendo a una gestión más eficiente de la información en el área de Dirección de Línea.